Penguatan Tupoksi oleh BPM Untag Surabaya

Kepemimpinan Rektor yang sekarang diberlakukan kontrak kinerja para pejabat, misalnya Dekan harus kontrak kinerja tingkat fakultas kepada rektor. Jika di tingkat fakultas, Kaprodi kontrak dengan Dekan. Demikian juga dengan seluruh unit. Kontrak tersebut setiap 6 bulan akan di evaluasi.

Dr. Nanis Susanti, MM menjelaskan di Badan Penjaminan Mutu (BPM) Untag Surabaya sendiri juga kontrak dengan rektor terkait dengan penjaminan mutu. Salah satunya yang sedang dikerjakan sekarang adalah memenuhi dokumen mutu. Untuk memenuhinya, salah satu yang penting adalah Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi). Tupoksi berisi tentang tugas-tugas pokok pejabat, untuk menjalankan tugas pokok itu pasti ada fungsi-fungsi yang harus di laksanakan.

Jika Tupoksi sudah selesai, dilanjutkan dengan Standard Operating Procedure (SOP). SOP adalah bagaimana kita menjalankan tugas itu atau prosesnya. “Kegiatan BPM pada saat ini adalah penguatan Tupoksi, mulai kita langsanakan tanggal 15 Mei 2018 dimulai dari observasi implementasi Tupoksi kemudian sampai 2 rapat terakhir kemarin. Ada 1 penguatan yang Saya rasa penting yaitu bagaimana para pejabat struktural di Universitas ini menfungsikan dirinya dengan fungsi manajemen POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Kita merumuskan dari pejamat yang paling tinggi sampai paling rendah. Pejabat tinggi seperti Rektor tugasnya adalah banyak memastikan, memastikan dan memastikan. Jadi menjalankan fungsi kontroling, tetapi semakin kebawah semakin melaksanakan. Tugas kita memperkuat tanggung jawab sesuai tugas masing-masing” jelasnya

Pada rapat finalisasi BPM melibatkan tim GPM fakultas untuk di sosialisasikan ke fakultas masing-masing. Rangkaian Tupoksi ini dijadwalkan tanggal 10 Juli draft final selesai. Kemudian Kamis besok tanggal 12 Juli akan diadakan penguatan SOP. Dengan agenda rapat uji petik beberapa SOP untuk akademik maupun non akademik. “Kita akan bahas bersama apakah sesuai, tidak sesuai atau ada kebutuhan SOP baru” terang Bu Nanis

BPM menjalankan monev dengan metode observasi dengan membuat form yang harus diisi oleh setiap personil di untag tentang apa yang dikerjakan sehari-hari, kemudian dibuat rekap dan disimpulkan.

“Dengan penguatan Tupoksi ini, akreditasi Untag Surabaya dapat meningkat. Untuk tupoksi misalnya, jika setiap pejabat di Untag ini tahu benar tugas pokok dan fungsinya, pasti semua capaian kinerja yang dibutuhkans secara internal dan eksternal untuk akreditasi akan terpenuhi. Data itu ada kalau kegiatan real ada, kegiatan real itu ada jika pejabat tahu tugas dan kegiatan apa yang dibutuhkan” tutup Beliau.